Keil Group – ISO DSGVO IT

Apr 21

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Apotheken – Impfstoff-Versorgung

By Harald Keil | Allgemein, Startseite

Den Apotheken kommt bei der Impfstoffversorgung über die Hausärzte eine zentrale Bedeutung zu. Die Vorgaben bezüglich der Qualifikation der MitarbeiterInnen, Umgang mit den Impfstoffen und Dokumentation sind streng.

Generell gilt:

Die Hausärzte werden über die Apotheken mit Impfstoffen versorgt.

In der ersten Phase wird nur der Impfstoff von Biontech/Pfizer über die Hausärzte geimpft.

Nur PTA dürfen den Impfstoff handhaben.

Das führt in der Apotheke zu folgenden Aufgaben:

Prüfung der Umsetzung der impfstoffbezogenen Vorgaben.
Besprechung der Vorgehensweise mit den Betroffenen und Verantwortlichen.
Umsetzen der notwendigen Maßnahmen (Umgang und Dokumentation).
Schulung aller Mitarbeiter
Überprüfung und Korrektur

Dokumentation

Ergänzen in Funktionsmatrix
Dokumentation der Schulung über Umgang mit Impfstoff
Anpassen der Vakzin-Abläufe
Führen der Aufzeichnungen (Temperatur, Annahmeprotokoll, …)

Das Ergänzungsmodul steht zur Verfügung. (für Verbundsmitglieder kostenlos)

Wir haben die Dokumentation so aufgebaut, dass der Ablauf bei „neu hinzukommenden“ Vakzinen nur ergänzt werden muss. Es sind keine neuen Dokumentationen notwendig.

Apr 07

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Microsoft TEAMS – Verunsicherung

By Harald Keil | Allgemein, Startseite

Der Landesdatenschutzbeauftragte von Hessen hat am 31.03.2021 mitgeteilt, dass am 31.07.2021 die Duldung für Nutzung von Video-Konferenz-Systemen in Schulen abläuft. Link

Das hat auch bei Teilen von Unternehmen zu Verunsicherungen geführt. Im Folgenden hier eine Einordnung aus unserer Sicht.

Selbstverständlich kann diese Entscheidung auch Auswirkungen auf Unternehmen haben. Aber, es gibt keine bundeseinheitliche Sichtweise des Themas. Das wird schon aus der gegenteiligen Position in Rheinland-Pfalz sichtbar. Dort wurde die Duldung bis 2022 verlängert. Link

Interessant ist auch die Stellungnahme von Microsoft Link. In dem Beitrag hebt Microsoft stark auf dem Nutzen von MS TEAMS für die Organisation ab.

Insgesamt ist die Situation komplexer. Es geht eigentlich gar nicht um die Videokonferenzen, sondern um Microsoft 365.

Die Ausgangslage ist für die meisten Unternehmen, dass man an Microsoft 365 nicht mehr vorbeikommt.

Kleinstunternehmen nutzen häufig, schon aus Kosten- und Aufwandsgründen, die Cloud-Lösungen.
Kleinere Unternehmen haben oft Dienstleister, bei denen sie gehostet sind und von denen sie betreut werden. Auch dort ist meist MS im Einsatz.
Mittlere Unternehmen mit eigener IT-Abteilung haben noch ihre eigenen Server, doch die Grenzen verschwimmen. Die Zusammenarbeit mit Partnern (Kunden und Dienstleister) wird immer enger.

Generell ist eine effiziente Nutzung von Web-Shops und Homeoffice ohne Microsoft selten möglich.

Von Seiten des Datenschutzes und auch aus Sicht der Informationssicherheit muss man sich schon genau überlegen, wo man welche Daten wie speichert.

Zur Nutzung von Microsoft 365 gibt es als Einstieg gute Hilfestellungen, u.a. auch vom L-DSB in Hessen. Link

Sie als Verantwortlicher sind verpflichtet, dass Betroffenen-Daten in die USA abfließen. Die Deutschland-Cloud reicht nicht aus, da ein Zugriff durch staatlich Stellen in den USA immer noch möglich ist.

Fazit

Video-Konferenzen: Die Teilnehmer müssen sich der DSGVO-Problematik bewusst sein und freiwillig teilnehmen. Ein Ansatz kann die entsprechende Information in der Signatur der Einladung sein.

Microsoft 365: Das Thema bleibt schwierig. Wichtig ist die bewusste Entscheidung unter Berücksichtigung von Nutzen und Gefahr.

Mrz 16

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Datenlücke – Microsoft Exchange Server

By Harald Keil | Allgemein, Startseite

Anfang März wurde eine Lücke im E-Mail-Server von Microsoft bekannt. Hier wurde durch die Kombination von verschiedenen schon sehr lange bestehenden Lücken in die Server eingedrungen.

Viele tausend deutsche Server sind betroffen.

Fragen Sie bei Ihrem IT-Leiter bzw. bei Ihrem IT-Dienstleister nach.

Lassen Sie sich den Status bestätigen und dokumentieren Sie das Ergebnis.

Wichtig für Sie ist, wenn personenbezogene Daten betroffen sind, ist ein DATA-BREACH zu melden. Der DATA-BREACH ist innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden zu melden.

Link zum BSI

Sollten Sie von uns im Datenschutz betreut werden, beachten Sie unsere Informationen.

Es gibt bei den verschiedenen Landes-Datenschutzbeauftragten unterschiedliche Auffassungen zum Umgang mit dieser Art von Angriffen.

Gemeinsam ist: Wenn Betroffenendaten abgeflossen sind > Meldung

Variante: Verschiedene L-DSB fordern eine Meldung schon beim Eindringen in die Server.

Wir stoßen immer noch auf Unternehmen, die jetzt erst von den Dienstleistern über die Kontaminierung der Systeme informiert werden.

Fazit

Achtung, Thema prüfen.

Mrz 08

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Erste Verbundstreffen – digital

By Harald Keil | Allgemein, Startseite

Letzte Woche fanden die ersten Treffen der Verbünde aus dem Gesundheitswesen statt. Vielen Dank für die Teilnahme, alles hat gut geklappt.

Diesmal war das Hauptthema, dass wir den Austausch begonnen haben. Als Fazit kann ich sagen, wir sind sehr zufrieden.

Im Nachgang ist uns wichtig, dass wir Themen und Anregungen erhalten, die wir auf die Tagesordnung für das nächste Treffen setzen können. Hier wir es sicher fachspezifische Themen geben, aber auch z.B. Kurz-Inhalte zum Umgang mit der IT.

Hier noch ein interessanter Link für die Apotheken mit statistischen Zahlen 2020.

https://www.abda.de/aktuelles-und-presse/publikationen/detail/die-apotheke-zahlen-daten-fakten-2019/

Feb 24

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BIM – Video-Kurzschulungen haben begonnen

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Prof. Gipperich von der Hochschule in Biberach stellt in einer Video-Reihe BIM und deren Einsatzmöglichkeiten vor.

Building Information Modeling, kurz BIM, als Synonym der Digitalisierung der Baubranche gewinnt im Geschäftsalltag zunehmende Bedeutung.

BIM entwickelt sich mehr und mehr weg von einem reinen Planungstool hin zu einem den gesamten Bauprozess umfassenden Werkzeug. Inzwischen erreicht die partnerschaftliche, digital gestützte und durchgängige Methode auch die bauausführenden kleinen und mittelständischen Unternehmen. In Ausschreibungen werden zunehmend BIM-Kenntnisse vorausgesetzt.

Mit dem neuartigen Konzept, dem Video-Podcast „BIMle“ haben Sie die Möglichkeit, umfangreiches Wissen zu BIM aufzubauen ganze ohne tagelange Schulungen und Reisen durch ganz Deutschland. Lernen Sie die Methode mit den 15-minütigen Videos von Grund auf kennen und sind Sie dabei zeitlich komplett flexibel.

Prof. Dr. Christof Gipperich und Florian Renz von der BIMzert GmbH erklären hier aus Ihren Erfahrungen die Grundsätze und Potentiale der Methode BIM.

In Beipiel-Videos bekommen Sie einen ersten Eindruck über die Vorteile der Wissensvermittlung über den mehr als 30 Videos umfassenden Video-Podcast.

Link zum Einführungsbeitrag

Link zum Beispiel-Vortrag

Gehen Sie auf die Homepage der BIMzert GmbH und informieren Sie sich weiter. https://www.bimzert.org/

Feb 24

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Office 365 DSGVO-konform konfigurieren

By Harald Keil | Allgemein, Startseite

Diese Anleitung soll Ihnen die eine aktuelle Möglichkeit aufzeigen, wie mit Office 365 umgegangen werden kann. Ob diese Vorgehensweise bei uns Bestand haben wird, mal sehen.

Diese Maßnahmen dienen dem DSGVO konformen Einsatz von Office 365 und basieren auf einer in den Niederlanden durchgeführten DSFA (Datenschutzfolgeabschätzung). Werden diese Maßnahmen so umgesetzt, kann in den Niederlanden eine DSFA im eigenen Unternehmen zu diesem Thema vermieden werden.

Folgende Maßnahmen sollten ergriffen werden:

Sicherstellen das Office 365 ab Version 1905 oder höher eingesetzt wird.
Mittels „Optionale verbundene Erfahrungen” werden umfangreiche Daten an Microsoft übermittelt. Diese ermöglichen die Nutzung von Services wie z.B. Übersetzung, Designvorschläge usw.

Für eine DSGVO-konformen Einsatz müssen die „Optionale verbundene Erfahrungen“ ausgeschaltet werden, auch wenn damit die die Nutzung der zusätzlichen Services entfällt.

Menu: Datei/Optionen/Einstellungen für das Trust Center/ Datenschutzoptionen/Datenschutzeinstellungen

Ebenfalls muss in den Einstellungen das Senden der Diagnosedaten abgestellt werden. Hierzu wird die Option „weder noch“ ausgewählt. Ein direkter Nachteil für den Nutzer entsteht hierdurch nicht. Sollte kein Zugriff auf diese Einstellung bestehen, wird diese durch den Administrator der Organisation verwaltet.
Per Registry-Eintrag oder Gruppenrichtlinie muss das Telemetrie-Niveau von Microsoft 365 auf „weder noch“ gestellt werden. Ebenso sollte bei dieser Gelegenheit das Telemetrie-Niveau in Windows 10 Enterprise auf „Security“ gesetzt werden.

ACHTUNG: In Windows 10 Home und Professional ist es hingegen nicht möglich, die Übermittlung von Messdaten vollständig abzuschalten.

Der DSGVO konforme Einsatz von Windows 10 kann daher derzeit nur mit der Enterprise bzw. Education-Version erfolgen.

Ebenfalls muss per Registry-Eintrag oder Gruppenrichtlinie der Versand von Daten im Rahmen des „Customer Experience Improvement Programms“ (CEIP) unterbunden werden.
Bei Updates muss geprüft werden, ob die LinkedIn-Integration von Mitarbeiterkonten weiterhin deaktiviert ist. Heute ist bei der Standard-Einstellung in Deutschland die LinkedIn-Integration deaktiviert.
Je nach Sensitivität der Daten sollte die Customer Lockbox* oder der Customer Key verwendet werden. Dies ist mit Zusatzkosten verbunden, da Microsoft für diese Services zusätzliche Gebühren erhebt. Die Alternative wäre, keine sensiblen Daten in Microsoft 365 zu verarbeiten.

* Die Customer Lockbox stellt sicher, dass Microsoft nicht auf Inhalte des Tenants zugreifen kann, um einen Dienstvorgang ohne ausdrückliche Genehmigung des Tenant-Admins/Kunden (bzw. des globalen Admins und Mitglieder der Rolle „Customer Lockbox Admin“) auszuführen. Dies wird durch einen Genehmigungsprozess auf Tenant/Kundenseite gesteuert.

Sollen die Tools „Activity Reports“, „Workplace Analytics“ oder „MyAnalytics“ eingesetzt werden, muss vor Aktivierung eine DSFA erstellt werden und der Betriebsrat entsprechend informiert werden. Darüber hinaus sollte von der Installation des „Insight“-Plugins abgesehen werden, da hiermit zusätzliche Informationen gesammelt werden.
Durch Sensibilisierung der Mitarbeiter und durch interne Richtlinien sollte eine Verwendung von der mobilen Office-Apps sowie der Office-Online-Apps möglichst unterbunden werden. Grund: in der DSFA die durch die niederländische Aufsichtsbehörde beauftragt wurde, wurden mehrere Risiken in Bezug auf die Datenschutzrechte der Betroffenen identifiziert, die nur durch Microsoft abgestellt werden können.

Fazit

An der Nutzung von Office 365 werden die Wenigsten vorbeikommen. Die Vorteile einer Integration in die Micorsoft-Welt überwiegen meist.

Feb 19

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Lieferkettengesetz – Intertek stellt Softwarelösung vor

By Harald Keil | Allgemein, Startseite

Das Lieferkettengesetz ist noch nicht in Kraft, die Ministerien streiten noch um Details. Dass es aber kommen wird ist klar, es liegt voll im Zeitgeist.

Die für uns spannende Frage ist doch, wie kann man diese Pflicht erfüllen.

Die Intertek, eine der weltweit bedeutendsten Zertifizierer hat jetzt eine erste Version einer Software zur Dokumentation der Lieferketten vorgestellt.

Aus unserer Sicht ist so eine Lösung sinnvoll, da ansonsten für jede einzelne Firma der Aufwand viel zu hoch ist.

Hier der Link:

https://www.intertek.de/auditierung/inlight/?spMailingID=24516995&spUserID=NjMzNTk2MTA5MTYwS0&spJobID=1921162719&spReportId=MTkyMTE2MjcxOQS2

Feb 14

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Abfallrahmenrichtlinie – Termin: 05.01.2021

By Harald Keil | Allgemein, Startseite

Seit Anfang des Jahres müssen Lieferanten von Erzeugnissen Ihre Informationen in der SCIP-Datenbank eintragen.

Das ganze gehört zum EU-Abfallpaket, das aus folgenden Teilen besteht:

Abfallrahmenrichtlinie (Richtlinie (EU) 2018/851) Link

Richtlinie über Verpackungen und Verpackungsabfälle (Richtlinie (EU) 2018/852) Link

Richtlinie über Abfalldeponien (Richtlinie (EU) 2018/850) Link

Richtlinie über Altfahrzeuge, Baterien und Akkumulatoren, Elektro- und Elektronik-Altgeräte (Richtlinie (EU) 2018/849) Link

Die Homepage der ECHA bietet die entsprechenden Hilfen. Link

Feb 05

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Apotheken vertreiben Medizinprodukte

By Harald Keil | Allgemein, Startseite

Das Thema besteht schon lange, im Zuge von Corona ist es nochmal verstärkt aufgetreten.

Die FFP2-Masken sind Medizinprodukte. Einfach sichtbar ist dies durch die Nummer der notifizierten Stelle, die diese Produkte freigegeben hat. Die Nummer steht direkt neben dem CE-Kennzeichen. So steht die 2797 für die BSI Group The Netherlands B.V.

Das Spannende ist jetzt, dass Apotheken, die Medizinprodukte verkaufen, damit zu Händlern im Sinne der MDR werden.

Die Medical Device Regulation (MDR), Europäische Verordnung für Medizinprodukte, trat gemeinsam mit der Verordnung für In-vitro-Diagnostika (IVDR) am 25. Mai 2017 offiziell in Kraft. Die MDR ist nach einer vierjährigen Übergangszeit ab 26. Mai 2021 verpflichtend anzuwenden. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32017R0745&from=DE .

Hinzu kommt, dass wenn die Medizinprodukte von ausserhalb der EU importiert werden, ist man nicht nur Händler sondern auch Importeur.

Wir empfehlen allen Apotheken dringend sich mit den Anforderungen zu beschäftigen. Bei Händlern ist der Aufwand minimal. Bei Importeuren ist der Aufwand sehr überschaubar, aber es kommen zusätzliche Pflichten hinzu.

Jan 15

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Präqualifizierung: Termin 30.04.2021

By Harald Keil | Allgemein, Startseite

In der Präqualifizierung gab es die letzten Jahre viele, einschneidende Veränderungen.

Die Idee einer gemeinsamen Zulassung für die Abrechnung mit allen Krankenkassen ist ja eine wirklich sinnvolle Sache. Und auch die Inhalte passen im Großen und Ganzen.

Mit dem Übergang der Akkreditierung (Zulassung der PQ-Stellen) von der GKV auf die DAkkS hat sich der Charakter des Zulassungsverfahrens dahin grundlegend geändert, dass die Formalitäten deutlich an Gewicht gewonnen haben.

Mit dem 30.04.2021 läuft jetzt eine weitere Übergangsfrist ab.

Die Zulassungen für die Abrechnung mit den Krankenkassen sind ab dann nur noch gültig, wenn diese Zulassung durch eine DAkkS-akkreditierte PQ-Stelle erfolgt ist.

Da viele Unternehmen zwischen den Präqualifizierungen keinen Kontakt mit ihrer PQ-Stelle hatten, kann es gut sein, dass Ihre PQ-Stelle nicht mehr tätig ist.

Wir haben uns in diesem Thema zu einer Zusammenarbeit mit QVH Service GmbH entschlossen. Diese ist DAkkS-akkreditiert und konzentriert sich auf die PQ. Durch eine sehr gute Vernetzung, u.a. mit der GKV sind die bestehenden und künftigen Anforderungen bekannt. Die Abwicklung ist unkompliziert und klar.

Wir empfehlen allen eine BAFA-geförderte Unterstützung zur

Aufbereitung der PG-Unterlagen,
Prüfung der MDR-Umsetzung (Termin Mai) und
Prüfung Datenschutz.

Alles ist sehr gut in 2 Tagen zu schaffen, und die 1.500 € sind überschaubar.