Der Landesdatenschutzbeauftragte von Hessen hat am 31.03.2021 mitgeteilt, dass am 31.07.2021 die Duldung für Nutzung von Video-Konferenz-Systemen in Schulen abläuft. Link
Das hat auch bei Teilen von Unternehmen zu Verunsicherungen geführt. Im Folgenden hier eine Einordnung aus unserer Sicht.
Selbstverständlich kann diese Entscheidung auch Auswirkungen auf Unternehmen haben. Aber, es gibt keine bundeseinheitliche Sichtweise des Themas. Das wird schon aus der gegenteiligen Position in Rheinland-Pfalz sichtbar. Dort wurde die Duldung bis 2022 verlängert. Link
Interessant ist auch die Stellungnahme von Microsoft Link. In dem Beitrag hebt Microsoft stark auf dem Nutzen von MS TEAMS für die Organisation ab.
Insgesamt ist die Situation komplexer. Es geht eigentlich gar nicht um die Videokonferenzen, sondern um Microsoft 365.
Die Ausgangslage ist für die meisten Unternehmen, dass man an Microsoft 365 nicht mehr vorbeikommt.
- Kleinstunternehmen nutzen häufig, schon aus Kosten- und Aufwandsgründen, die Cloud-Lösungen.
- Kleinere Unternehmen haben oft Dienstleister, bei denen sie gehostet sind und von denen sie betreut werden. Auch dort ist meist MS im Einsatz.
- Mittlere Unternehmen mit eigener IT-Abteilung haben noch ihre eigenen Server, doch die Grenzen verschwimmen. Die Zusammenarbeit mit Partnern (Kunden und Dienstleister) wird immer enger.
Generell ist eine effiziente Nutzung von Web-Shops und Homeoffice ohne Microsoft selten möglich.
Von Seiten des Datenschutzes und auch aus Sicht der Informationssicherheit muss man sich schon genau überlegen, wo man welche Daten wie speichert.
Zur Nutzung von Microsoft 365 gibt es als Einstieg gute Hilfestellungen, u.a. auch vom L-DSB in Hessen. Link
Sie als Verantwortlicher sind verpflichtet, dass Betroffenen-Daten in die USA abfließen. Die Deutschland-Cloud reicht nicht aus, da ein Zugriff durch staatlich Stellen in den USA immer noch möglich ist.
Fazit
Video-Konferenzen: Die Teilnehmer müssen sich der DSGVO-Problematik bewusst sein und freiwillig teilnehmen. Ein Ansatz kann die entsprechende Information in der Signatur der Einladung sein.
Microsoft 365: Das Thema bleibt schwierig. Wichtig ist die bewusste Entscheidung unter Berücksichtigung von Nutzen und Gefahr.
