was successfully added to your cart.

Ab KW 4 (nächste Woche) sind alle Unternehmen verpflichtet, ihren Mitarbeitern das „Homeoffice“ anzubieten.

Zuerst nochmal, Homeoffice/Telearbeit ist klar definiert und an viele Regularien gebunden. In der Regel werden die Mitarbeiter im Zuge von Corona „Mobil arbeiten“.

Phase 1 – Entscheidung

Die Entscheidung ist gefallen. Mitarbeiter sollen, wo immer möglich Zuhause arbeiten.

Deshalb ist unsere Empfehlung, dass Sie sich so verhalten, als ob Ihre Mitarbeiter infiziert und ansteckend sind. Jedes Bundesland gibt die jeweils geltenden Regelungen aktualisiert heraus. Für Baden-Württemberg ist die z.B. https://www.baden-wuerttemberg.de/de/service/aktuelle-infos-zu-corona/aktuelle-corona-verordnung-des-landes-baden-wuerttemberg/

Phase 2 – Aktualisierung der Funktionsmatrix

Aktualisieren Sie die Zuordnung zu den Funktionen im Betrieb. Ergänzen Sie gegebenenfalls weitere Funktionen um die folgenden Phasen durchlaufen zu können. (Beispiel ID_2645_Funktionsmatrix)

Phase 3 – Technische Notwendigkeit

Ergänzen Sie die Funktionsmatrix um Kriterien für die „Technisch notwendige Anwesenheit im Betrieb“.

Dokumentieren Sie zu jedem Mitarbeiter die Kriterien.

Phase 4 – Organisatorische Notwendigkeit

Ergänzen Sie die Funktionsmatrix um Kriterien für die „Organisatorisch notwendige Anwesenheit im Betrieb“.

Dokumentieren Sie zu jedem Mitarbeiter die Kriterien.

Phase 5 – Technische Machbarkeit

Prüfen Sie für die Funktionen, bei denen ein Homeoffice möglich ist, welche zusätzlichen Maßnahmen notwendig sind. Fügen Sie hierfür weitere Zeilen in die Matrix ein. Dies ermöglicht Ihnen einen guten Überblick zum den Umfang der Maßnahmen. Beachten Sie z.B. VPN-Zugriff, Bildschirme, Telefonanlage, Zeiterfassung, Virenscanner, …

Der BSI hat hier eine Checkliste erstellt. Link

Phase 6 – Wunsch der MitarbeiterIn

Erfragen Sie bei Ihren Mitarbeitern den Willen zum Homeoffice. Beachten Sie, dass die Mitarbeiter sich jederzeit umentscheiden können. Dokumentieren Sie den Willen der Mitarbeiter in der Matrix. Wichtig, achten Sie darauf, dass die Matrix nur Berechtigten zugänglich ist. Es drohen Datenschutzverstöße.

Erläutern Sie anhand der Matrix den Mitarbeitern die Gründe, warum für die Betreffenden ein Homeoffice nicht möglich ist. Eventuell ändert sich die Matrix durch neue Informationen.

Phase 7 – Umsetzung der Maßnahmen

Jetzt können Sie zielgerichtet die erforderlichen Maßnahmen einleiten. Besprechen Sie mit den Mitarbeitern den Stand, damit keine Unsicherheit aufkommt. Aktualisieren regelmäßig den Stand der Matrix. Speichern hierzu den aktuellen Stand mit aktuellem Datum

Phase 8 – Vereinbarungen und Belehrung

Belehren und vereinbaren Sie mit den Mitarbeitern im „Homeoffice„-Regeln für die Tätigkeit zuhause. Berücksichtigen Sie z.B. Erreichbarkeit, Kommunikation, Vertraulichkeit, Arbeitszeiterfassung, Leistungskontrolle, Meldewesen bei Schwierigkeiten, usw..

Phase 9 – Test der Homeoffice-Arbeitsplätze

IT-Verantwortliche und Vorgesetzte sollten „geplant“ die Funktionsfähigkeit der Homeoffice-Arbeitsplätze testen. Prüfen Sie neben der technischen Funktionalität auch die organisatorischen Maßnahmen und das Funktionieren der Steuerung der Aufgaben.

Phase 10 – Dauer-Betrieb Homeoffice

Hierzu empfehlen wir zu Beginn öfter zu prüfen und dann, wenn es keine Auffälligkeiten gibt, den Zyklus zu verlängern.

Stellen Sie sich beim Betrieb der Homeoffice-Arbeitsplätze darauf ein, dass diese bis mindesten Ende des Jahres bestehen werden. Achten Sie darauf, dass Sie möglichst schnell in einen „dauerhaften“ Regelbetrieb übergehen. Helfen können Ihnen hier die Elemente der ISO. Geben Sie Ihren Mitarbeitern eine Orientierung mit Hilfe der „Politik“. Betrachten Sie die „Risiken und Chancen“. Geben Sie „Ziele“ vor. Beschreiben Sie die Funktionen, bzw. Arbeitsergebnisse mit Hilfe der „Prozesse“.

Diese Dokumentation können Sie im Falle einer Überprüfung als Nachweis vorlegen. Ob es dann auch akzeptiert wird, kann man heute noch nicht sagen.

Fazit

Gehen Sie schnell, aber nicht überhastet vor. Es ist anzunahmen, dass aus den Provisorien Dauerlösungen werden.

Teilen Sie diesen Beitrag: