Ab KW 4 (nächste Woche) sind alle Unternehmen verpflichtet, ihren Mitarbeitern das „Homeoffice“ anzubieten.
Zuerst nochmal, Homeoffice/Telearbeit ist klar definiert und an viele Regularien gebunden. In der Regel werden die Mitarbeiter im Zuge von Corona „Mobil arbeiten“.
Phase 1 – Entscheidung
Die Entscheidung ist gefallen. Mitarbeiter sollen, wo immer möglich Zuhause arbeiten.
Deshalb ist unsere Empfehlung, dass Sie sich so verhalten, als ob Ihre Mitarbeiter infiziert und ansteckend sind. Jedes Bundesland gibt die jeweils geltenden Regelungen aktualisiert heraus. Für Baden-Württemberg ist die z.B. https://www.baden-wuerttemberg.de/de/service/aktuelle-infos-zu-corona/aktuelle-corona-verordnung-des-landes-baden-wuerttemberg/
Phase 2 – Aktualisierung der Funktionsmatrix
Aktualisieren Sie die Zuordnung zu den Funktionen im Betrieb. Ergänzen Sie gegebenenfalls weitere Funktionen um die folgenden Phasen durchlaufen zu können. (Beispiel ID_2645_Funktionsmatrix)
Phase 3 – Technische Notwendigkeit
Ergänzen Sie die Funktionsmatrix um Kriterien für die „Technisch notwendige Anwesenheit im Betrieb“.
Dokumentieren Sie zu jedem Mitarbeiter die Kriterien.
Phase 4 – Organisatorische Notwendigkeit
Ergänzen Sie die Funktionsmatrix um Kriterien für die „Organisatorisch notwendige Anwesenheit im Betrieb“.
Dokumentieren Sie zu jedem Mitarbeiter die Kriterien.
Phase 5 – Technische Machbarkeit
Prüfen Sie für die Funktionen, bei denen ein Homeoffice möglich ist, welche zusätzlichen Maßnahmen notwendig sind. Fügen Sie hierfür weitere Zeilen in die Matrix ein. Dies ermöglicht Ihnen einen guten Überblick zum den Umfang der Maßnahmen. Beachten Sie z.B. VPN-Zugriff, Bildschirme, Telefonanlage, Zeiterfassung, Virenscanner, …
Der BSI hat hier eine Checkliste erstellt. Link
Phase 6 – Wunsch der MitarbeiterIn
Erfragen Sie bei Ihren Mitarbeitern den Willen zum Homeoffice. Beachten Sie, dass die Mitarbeiter sich jederzeit umentscheiden können. Dokumentieren Sie den Willen der Mitarbeiter in der Matrix. Wichtig, achten Sie darauf, dass die Matrix nur Berechtigten zugänglich ist. Es drohen Datenschutzverstöße.
Erläutern Sie anhand der Matrix den Mitarbeitern die Gründe, warum für die Betreffenden ein Homeoffice nicht möglich ist. Eventuell ändert sich die Matrix durch neue Informationen.
Phase 7 – Umsetzung der Maßnahmen
Jetzt können Sie zielgerichtet die erforderlichen Maßnahmen einleiten. Besprechen Sie mit den Mitarbeitern den Stand, damit keine Unsicherheit aufkommt. Aktualisieren regelmäßig den Stand der Matrix. Speichern hierzu den aktuellen Stand mit aktuellem Datum
Phase 8 – Vereinbarungen und Belehrung
Belehren und vereinbaren Sie mit den Mitarbeitern im „Homeoffice„-Regeln für die Tätigkeit zuhause. Berücksichtigen Sie z.B. Erreichbarkeit, Kommunikation, Vertraulichkeit, Arbeitszeiterfassung, Leistungskontrolle, Meldewesen bei Schwierigkeiten, usw..
Phase 9 – Test der Homeoffice-Arbeitsplätze
IT-Verantwortliche und Vorgesetzte sollten „geplant“ die Funktionsfähigkeit der Homeoffice-Arbeitsplätze testen. Prüfen Sie neben der technischen Funktionalität auch die organisatorischen Maßnahmen und das Funktionieren der Steuerung der Aufgaben.
Phase 10 – Dauer-Betrieb Homeoffice
Hierzu empfehlen wir zu Beginn öfter zu prüfen und dann, wenn es keine Auffälligkeiten gibt, den Zyklus zu verlängern.
Stellen Sie sich beim Betrieb der Homeoffice-Arbeitsplätze darauf ein, dass diese bis mindesten Ende des Jahres bestehen werden. Achten Sie darauf, dass Sie möglichst schnell in einen „dauerhaften“ Regelbetrieb übergehen. Helfen können Ihnen hier die Elemente der ISO. Geben Sie Ihren Mitarbeitern eine Orientierung mit Hilfe der „Politik“. Betrachten Sie die „Risiken und Chancen“. Geben Sie „Ziele“ vor. Beschreiben Sie die Funktionen, bzw. Arbeitsergebnisse mit Hilfe der „Prozesse“.
Fazit
Gehen Sie schnell, aber nicht überhastet vor. Es ist anzunahmen, dass aus den Provisorien Dauerlösungen werden.
