Das Gesetz zum Schutz von Whistleblowern bzw. Hinweisgebern kommt jetzt.
Das HinSchG soll helfen Missstände und Compliance-Verstöße im Unternehmen und Institutionen aufzudecken und abzustellen.
Wenn Ihre Belegschaft 50 Köpfe übersteigt, müssen Sie jetzt aktiv werden.
Da verhindert werden soll, dass Hinweisgeber benachteiligt werden, gibt es hierzu enge Regeln. Deshalb bietet es sich an, diese Aufgabe extern zu vergeben. Die Thematik ist der des Datenschutzbeauftragten sehr ähnlich.
Wir bieten Ihnen hierzu eine einfache, günstige und sichere Lösung.
- Eingehende Hinweise werden gesichtet, verifiziert und anonymisiert an Sie weitergeleitet.
- Wir sorgen für das notwendige Berichtswesen.
- Notwendige Dokumente stellen wir bereit.
- Die Einrichtung des Prozesses und die Schulung der Beteiligten ist inclusive.
Status
Die EU hat eine Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern (Whistleblowern) beschlossen, die zum 17.12.2021 in allen Mitgliedstaaten umzusetzen war.
Deutschland hat jetzt am 13.04.2022 einen Referentenentwurf veröffentlicht, zu dem derzeit Stellung genommen werden kann und der zeitnah verabschiedet werden soll. Der inhaltliche Spielraum für Deutschland ist gering, da nur Ergänzungen zur EU-Richtlinie möglich sind.
Der Großteil der Inhalte steht also schon fest.
Es ist mit Inkrafttreten bis zum 17.12.2022 zu rechnen, Unternehmen zwischen 50 und 249 MA haben voraussichtlich eine Frist bis zum 17.12.2023.
Philosophie
Grundsätzlich gehen wir in unserer Vorgehensweise davon aus, dass man die Hinweise als Hilfestellung für das Unternehmen verstehen muss, um bestehende oder drohende Compliance-Verstöße abzustellen. Heute sind diese in ihrer Auswirkung einfach nicht mehr überschaubar, deshalb ist hier eine kurzfristige Bearbeitung immer notwendig.
Inhalt
Unternehmen müssen die Möglichkeit schaffen, dass Hinweise zu Compliance-Verstößen erfasst werden können. Die Hinweisgebenden müssen hierbei vor möglichen Sanktionen geschützt werden, deshalb ist die Möglichkeit von anonymen Hinweisen einzurichten.
Ablauf / Konzept
Der von uns vorgesehene Ablauf ist einfach und kann sehr schnell aktiviert werden.
- Die Meldestelle wird durch das Unternehmen beauftragt.
- Unter dem bereitgestellten Link ist ein Formular aufzurufen, in das Hinweisgebende ihren Hinweis eintragen können. Die Eingabe kann namentlich oder anonym erfolgen. Durch die Gestaltung des Fragebogens wird eine rationalere Meldung erreicht.
- Der Hinweis wird durch die Meldestelle geprüft und verifiziert (z.B. auf Datenschutz).
- Dann wird der Hinweis anonymisiert an die Ansprechperson im Unternehmen weitergeleitet.
- Die Meldestelle überwacht die Bearbeitung der Meldung und reportet den Status regelmäßig an die Unternehmensleitung.
- Zusätzlich werden die Meldenden von der Meldestelle wie vorgeschrieben informiert, wenn die Kontaktdaten bei der Meldung angegeben wurden.
Begleitet werden wir von einer angesehenen Stuttgarter Anwaltskanzlei, auf die man mit speziellen Fragen jederzeit zurückgreifen kann.
Preisliste
Die Leistungen sind transparent und auf Ihre Anforderungen angepasst. Ein Wechsel zwischen den Paketen kann jederzeit abgesprochen werden.
Für die Einrichtung kommen „bis 49 MA“ 990 € und von „50 bis 999 MA“ 1.500 € hinzu. Die Einrichtung umfasst die Einweisung der Führungskräfte in die Systematik, die Absprache der Abläufe und Verantwortlichkeiten und die Bereitstellung von entsprechenden Vorlagen für die Information der Mitarbeiter.
| Preisliste | Mel-dungen pro Jahr incl. | Bis 49 MA (monat-lich) | 50 – 249 MA (monat-lich) | 250 – 999 MA (monat-lich) | ab 1.000 MA | Betrag / Meldung |
| Basis | 1 | 39 € | 49 € | 69 € | Auf Nachfrage | ab 120 € |
| Premium 1 | 6 | 89 € | 99 € | 119 € | Auf Nachfrage | ab 100 € |
| Premium 2 | 12 | 129 € | 139 € | 159 € | Auf Nachfrage | ab 90 € |
Ergänzende Beratungsleistung wird mit 140 €/Std. verrechnet.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung wird diese erfasst, verifiziert, an das Unternehmen weitergeleitet, die Bearbeitung überwacht und der Vorgang archiviert.
Inhalte der Pakete
Basis: Betreiben der Meldestelle, Bereitstellen der Meldeplattform.
Premium 1: Ergänzend zu „Basis“ ist die Bearbeitung von 6 Meldungen pro Jahr inclusive.
Premium 2: Ergänzend zu „Basis“ ist die Bearbeitung von 12 Meldungen pro Jahr inclusive.
ISO 37301 (Compliance)
Derzeit wird immer häufiger der Nachweis über die Einhaltung von Compliance im Unternehmen gefordert. Hier kann eine Zertifizierung nach der ISO 37301 als Nachweis dienen. Durch die Kombination von Meldestelle und Dokumentenergänzung Ihres (Qualitäts-)-Management-Systems ist die entsprechende Zertifizierung einfach möglich.
Fazit
Hinweise sollten als Möglichkeit verstanden werden, das Unternehmen und die Geschäftsführung vor Problemen zu bewahren. Durch die vorgegebenen Rahmenbedingungen macht es Sinn die Meldestelle extern auszulagern. Damit ist, ebenso wie im Datenschutz auch die Einhaltung von Fristen und Berichtsvorgaben gewährleistet.
